경기 일산 소재 IT기업 본사의 기업이사 사례를 소개해 드리려 합니다. 사업 확장에 따라 기존 사옥에서 인근 신축 사옥으로 이전한 프로젝트로, 개발팀, 마케팅팀, 경영지원팀 등 여러 부서가 함께 움직인 기업이사였습니다.저희가 이런 규모의 기업이사에서 가장 먼저 신경 쓰는 부분은 사전 실사와 업무범위 설정입니다. 이번 프로젝트에서도 계약 전 현장을 방문해 부서별 장비와 집기 현황을 파악하고, 개발팀의 워크스테이션과 테스트 서버, 경영지원팀의 문서 캐비닛, 회의실 화상회의 장비까지 항목별로 나누어 정리했습니다. 이 단계에서 저희가 담당하는 물리적 이전 범위와, 서버 네트워크 재설정처럼 사내 IT팀이나 협력 유지보수 업체가 맡을 영역을 명확히 구분해 계약서에 반영했습니다. 이렇게 역할을 미리 나눠 두면, 이사 당일 누가 어떤 작업을 책임지는지를 두고 혼선이 생길 여지가 크게 줄어듭니다.

두 번째로 중점을 둔 부분은 부서별 우선순위 파악이었습니다. 여러 부서가 동시에 이동하는 기업이사는 어느 한 부서의 필요를 놓치면 전체 만족도에 영향을 줄 수 있습니다. 저희는 각 부서 담당자와 개별 미팅을 진행해, 개발팀은 워크스테이션의 팀별 자리 배치를 유지해야 한다는 점을, 경영지원팀은 인사 관련 서류가 담긴 캐비닛의 보안을 우선해야 한다는 점을 각각 확인했습니다. 이렇게 확인한 내용은 부서별 체크리스트로 만들어 현장 인력 전원에게 공유했습니다.

세 번째는 장비 취급 기준입니다. 워크스테이션과 테스트 서버는 자산 태그 부착과 정전기 방지 포장을 기본으로 적용했고, 이동 전 각 장비의 위치를 사진으로 기록해 신규 사옥에서도 동일한 배치가 가능하도록 준비했습니다. 화상회의 장비처럼 설치가 필요한 품목은 협력 설치 기사와 사전에 작업 순서를 맞춰, 저희의 물리적 반입이 끝나는 시점에 곧바로 설치 작업이 이어질 수 있도록 했습니다. 이런 품목별 기준은 매뉴얼 형태로 정리해 두고, 신입 인력이 투입되더라도 동일한 수준의 작업이 가능하도록 관리하고 있습니다.

네 번째로 신경 쓴 부분은 일정 관리였습니다. 부서별로 업무 특성이 달라, 개발팀 서버는 업무 영향이 적은 저녁 시간대에, 경영지원팀 집기는 오전 시간대에 이동하는 식으로 반출입 순서를 나누어 설계했습니다. 이를 통해 특정 부서의 업무가 이사로 인해 길게 중단되는 상황을 피할 수 있었습니다. 부서별 이동 상황은 실시간으로 공유해, 전체 진행률을 총무팀 담당자가 언제든 확인할 수 있도록 했습니다.

마지막으로는 이전 완료 후의 확인 절차입니다. 물리적 설치가 끝난 뒤에는 부서별로 배치 상태를 담당자와 함께 재확인하고, 협력 IT 업체와 인수인계 미팅을 진행해 네트워크와 시스템 설정까지 이어지는 흐름이 끊기지 않도록 했습니다. 이런 절차를 거친 뒤에야 하나의 기업이사 프로젝트가 완료되었다고 판단합니다.

저희 무이상재는 이렇게 사전 실사, 부서별 우선순위 확인, 장비 취급 기준, 일정 설계, 사후 확인이라는 다섯 단계를 기업이사 전 과정에 일관되게 적용하고 있습니다. 규모가 크고 부서가 많을수록 이런 기본 원칙을 얼마나 꼼꼼히 지키느냐가 이사의 완성도를 좌우한다고 생각합니다.

(주)무이상재

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