경기도 화성시 향남읍 제약산업단지 내 한 제약회사의 사무동 이전 작업을 진행했습니다. 이 기업은 사업 확장에 따라 기존 건물이 협소해지면서, 같은 산업단지 내 새로 임대한 건물로 인허가팀, 임상팀, 영업팀, 총무팀을 옮기게 되었습니다. 이전을 앞두고 가장 먼저 확인한 부분은 각 부서가 보관 중인 서류와 자료의 성격이었습니다. 인허가팀은 식약처 제출용 원본 서류와 각종 인증서를 보관하고 있었고, 임상팀은 임상시험 관련 자료와 일부 냉장 보관이 필요한 검체 참고 자료를 가지고 있었습니다. 영업팀은 거래처별 계약서와 영업자료를, 총무팀은 일반 행정서류를 관리하고 있었습니다. 이런 특성을 감안해 서류 성격에 따라 포장과 운송 방식을 다르게 적용하기로 하고, 냉장이 필요한 자료는 별도의 냉장 운송 차량을 준비했습니다. 물리적인 이전 작업은 저희 무이상재가 전담하되, 인허가팀 원본 서류의 경우 이동 경로와 보관 방식을 담당자가 직접 확인할 수 있도록 이동 전 과정에 입회를 요청받아 이를 반영했습니다. 새 건물은 기존 건물보다 층수가 낮아 일부 캐비닛과 집기의 배치 공간이 달라질 수밖에 없어, 사전 실사 단계에서 새 건물 도면을 기준으로 부서별 배치 계획을 먼저 확정한 뒤 세부 작업 계획을 세웠습니다.

부서별 요청 사항도 사전에 하나씩 확인했습니다. 인허가팀은 원본 서류가 담긴 캐비닛을 봉인한 상태로 옮기고, 봉인이 훼손되지 않았는지 이동 전후로 사진을 남겨달라고 요청했습니다. 임상팀은 냉장 보관 자료의 이동 중 온도 기록을 요청했고, 영업팀은 계약서 캐비닛을 부서 내 배치 순서 그대로 새 건물에도 재현해달라고 요청했습니다. 총무팀은 공용 비품과 사무용품의 경우 새 건물 배치가 확정되기 전까지 별도 공간에 임시 보관해달라는 의견을 전해와, 이를 작업 순서에 함께 반영했습니다. 이 요청 사항들은 모두 체크리스트에 반영해 현장 작업자들에게 사전에 공유했습니다.

이전 전날에는 자산 태그 부착과 사전 포장을 진행했습니다. 각 집기와 서류함에는 부서명과 새 건물에서의 배치 위치를 표기했고, 인허가팀 원본 서류 캐비닛은 요청대로 봉인 처리 후 봉인 상태를 사진으로 남겨두었습니다. 냉장 보관이 필요한 자료는 이동 전 미리 냉장 차량 내부 온도를 낮춰둔 뒤 데이터로거를 부착했습니다. 영업팀 계약서 캐비닛은 기존 배치도를 촬영해두어 새 건물에서도 같은 순서로 재현할 수 있도록 준비했습니다.

이전 당일에는 부서별로 인력을 나누어 배치하고, 인허가팀 요청에 따라 원본 서류 캐비닛의 이동 전 과정에 담당자가 함께했습니다. 캐비닛을 옮기기 직전과 새 건물에 도착한 직후 각각 봉인 상태를 사진으로 확인했습니다. 냉장 차량은 다른 운송 차량보다 먼저 출발시켜 도착 후 곧바로 냉장 보관 장소에 재배치했고, 데이터로거 기록을 통해 이동 중 온도가 일정하게 유지되었는지 확인했습니다. 영업팀 계약서 캐비닛은 사전에 촬영해둔 배치도에 맞춰 새 건물에 순서대로 배열했고, 총무팀 공용 비품은 임시 보관 공간에 먼저 내려둔 뒤 배치가 확정되는 대로 옮기는 방식으로 진행했습니다.

작업 마무리 단계에서는 부서별로 체크리스트를 함께 점검하며 서명을 받아 인수인계를 진행했습니다. 인허가팀은 원본 서류 캐비닛의 봉인이 이동 전후 동일하게 유지된 것을 확인 후 서명했고, 임상팀은 데이터로거 기록을 확인한 뒤 자료를 인계받았습니다. 영업팀은 계약서 캐비닛 배치가 기존과 동일하게 재현된 것을 확인했습니다. 작업을 진행하며 개선이 필요하다고 판단된 부분도 있었습니다. 냉장 차량과 일반 운송 차량의 출발 순서를 미리 정해두긴 했지만, 실제 현장에서 순서를 조율하는 데 다소 시간이 소요되어 이후에는 차량별 출발 순서와 시간을 사전 계획 단계에서 더 구체적으로 정리하기로 했습니다.

저희 무이상재는 화성 제약산업단지를 비롯한 산업단지 내 기업이사에서 서류와 자료의 성격에 맞춘 운송 방식 설계, 부서별 요청 확인, 봉인 및 기록 관리, 서명을 통한 인수인계까지 하나의 흐름으로 관리하며 작업을 진행하고 있습니다.

(주)무이상재

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